a. Pengertian kearsipan dan perpustakaan
1. Pengertian Perpustakaan
Menurut
RUU Perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan Perpustakaan adalah institusi
yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya dengan cara
khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya melalui beragam
cara interaksi pengetahuan.
Perpustakaan
adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan. Tujuan dari
perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan
layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat
dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk,1997).
Secara
umum dapat kami simpulkan bahwa pengertian perustakaan adalah suatu institusi
unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan
mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh
pemakainya.
2. Pengertian Arsip
Menurut Laundren dan Lungren dalam
bukunya “Recort Management In The Com puter Age” arsip merupkan suatu bukti dan
suatu kejadian atau kegiatan yang direkam didalam bentuknya atau bersifat tangible
sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali.
b. Dasar hukum
tentang dasar hukum kearsipan dan perpustakaan
Ketentuan pokok tentang kearsipan di Negara Republik
Indonesia di tetapkan dalam Undang-undang. No. 7 Tahun 1971. Pada tanggal 18
Mei 1971. Sebelumnya mencabut U.U. No. 19 Prps Tahun 1961 tentang pokok-pokok
Kearsipan Nasional. Disamping itu pada pasal 3 Undang-undang No. 7. Tahun 1971
tentang Tujuan Kearsipan yaitu “menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
Nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintahan. Dari dasar hukum tentang Kearsipan diatas sangatlah
jelas bahwa kearsipan ternyata mempunyai jangkauwan yang sangat amat luas,
yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan di Negara Republik Indonesia.
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 4 Tahun 1990 dan Peraturan
Pemerintah No. 7 tahun 1991, Perpustakaan Republik Indonesia melaksanakan
penghimpunan, penyimpanan dan pelestarian serta pendayagunaan Karya Cetak dan
Karya Rekam baik yang dihasilkan di pusat maupun di Daerah. (dalam hal ini
melalui Badan Perpustakaan Daerah Propinsi Jawa Barat). Dalam upaya
melestarikan hasil budaya dan mewujudkan Koleksi Daerah Jawa Barat, Badan
Perpustakaan Daerah Jawa Barat mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan
penghimpunan, penyimpanan, pelestarian, dan pendayagunaan Karya Cetak dan Karya
Rekam yang dihasilkan di wilayah Jawa Barat, serta menyusun Bahan
Pemasyarakatan Pemberdayaan dan Pemantauan Karya Cetak dan Karya Rekam tentang
Jawa Barat.
c. Persamaan
arsip dengan bahan pustaka
Didalam persamaan
mengenai arsip dengan perpustakaan akan dijelaskan dibawah ini antara lain
sebagai berikut :
1. Pemeliharaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Persamaan antara
Arsip dengan Pustaka adalah dalam segi pemeliharaan (Reservasi) atau penjagaan
dalam suatu gangguan, ganguan itu berasal baik dari alam maupun dari manusia.
Pemeliharaan (Reservasi) terbagi tiga (3) bagian antara lain :
1. Preservasi (Pelestarian) adalah : mencakup pengelolaan termasuk cara
penyimpanan Arsip atau bahan Pustaka dengan alat bantunya, tarap tenaga kerja
yang diperlukan adalah kebijaksanaan Arsiparis atau Pustakawan dalam
melestarikan bahan-bahan Pustaka dan Arsip serta informasi yang dikandung
didalamnya.
Tujuan dari Preservasi antara lain sebagai berikut :
Melestarikan isi informasi Arsip dan
bahan Pustaka atau kandungan-kandungan informasi yang ilmiah.
Melestarikan Arsip dan bahan Pustaka
baik fisik maupun isi informasi yang ada didalamnya
2. Konservasi (Pengawetan) adalah : kebijaksanaan dan cara tertentu yang
dipakai untuk melindungi Arsip dan bahan Pustaka dari kerusakan dan kehancuran
termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis.
3. Restorasi (Perbaikan) adalah : Teknik-teknik dan pertimbangan-pertimbangan
yang digunakan oleh petugas teknis yang bertugas memperbaiki Arsip dan bahan
Pustaka, yang rusak akibat kurun waktu pemakaian atau faktor-faktor lainnya.
2. Penjagaan
Arsip dan Bahan Pustaka
Penjagaan yang harus dilakukan
dalam memelihara Arsip dan bahan Pustaka antara lain senagai berikut :
1. Membersihkan Ruangan
Ruangan penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka hendaknya senantiasa selalu bersih
dan teratur. Sekurang-kurangnya setiap seminggu sekali dibersihkan dengan
menggunakan vacuum cleaner supaya tidak ada debu yang menempel pada koleksi
yang akan merusak dengan cepat.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Setidaknya setiap enam bulan sekali tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka
harus selalu diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap,
binatang pengerat dan sebagainya.
3. Larangan Makan dan Merokok
Semua jenis makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat
penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka, sebab sisa-sisa makanan tersebuat akan
mengundang seranggan dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan
untuk meroko didalam penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka baik itu rokok putih
maupun rokok kretek sebab sekar dan percikan puntung akan merusak koleksi nantinya akan bolong-bolong kecil.
4. Meletakan Arsip dan bahan Pustaka
Meletakan atau menyimpan Arsip dan bahan Pustaka haruslah diatur dengan
sebaik-baiknya dengan cara memberikan tanda kepada masing-masing koleksi agar
tidak ada kekeliruan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lainnya.
Arsip-arsip dan bahan Pustaka tersebut jangan diletakan secra berdesak-desakan
dan jangan disimpan ditempat yang lebih kecil ukurannya dari pada keretasnya
sendiri karena akan merusak koleksi tersebut yang ujung-ujungnya terlipat dan
terlepas dari bundelannya.
5. Membersihkan Arsip dan bahan Pustaka
Arsip dan bahan Pustaka hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner.
Apabila Arsip dan bahan Pustaka tersebut dihinggapi ani-ani atau rayap dan
jenis lainnya segera dipisahkan dengan koleksi lainnya karena akan merembet
kesemua koleksi yang ada ditempat itu lalu dengan cepat diserahakan kepada yang
berwenang memperbaikinya atau bagian Restorasi (Perbaikan).
6. Melakukan Fumigasi
Melakukan fumigasi hedaknya dilakukan setiap enam bulan sekali dengan cara :
Menyediakan ruangan khusus untuk
fumigasi.
Menutup ruangan dengan rapat.
Memasukan koleksi-koleksi yang akan di fumigasi.
Memberikan zat fumigasi seperti Carbon
Disulpida, Carbon Tetaclorida, Thymol Cristal dan lain sebagainya.
Diamkan selama satu minggu.
Masukan kembali koleksi yang sudah di
fumigasi ke tempat penyimpanan asalanya.
Gunanya melakukan fumigasi antara lain membunuh seperti jamur, serangga,
binatang pengerat dan binatang ani-ani.
7. Mengontrol Kelembaban Udara
Disamping semua yang telah ditulis diatas ada satu hal lagi yaitu kelembaban
udara, seandainya kelembaban udara tidak terkontrol akan memungkinkan cepatnya
kerusakan pada koleksi Arsip dan bahan Pustaka. Untuk itu suhu kelembaban udara
yang baik untuk semua jenis koleksi Arsip dan bahan Pustaka adalaha kurang
lebih 17-230 C. atau 3% RH.
d. Hubungan
Arsip dan perpustakaan
Sebagai mana telah
dijelaskan sebelumnya diatas bahwa Hubungan antara Arsip dengan dunia
Perpustakaan sangat erat sekali, karena dunia kearsipan merupakan bagian juga
dari dunia perpustakaan, baik dalam teknik-tekniknya maupun dalam metode atau
sistematis penulisan koleksi informasi, yang nantinya akan disebar luaskan
kepada khalayak atau masyarakat banyak. Juga didalam perawatan dan pemeliharaan
atau penjagaan tidak ada perbedaan yaitu sama-sama memelihara
informasi-informasi yang sangat penting sekali, agar koleksi Arsip dan koleksi
Perpustakaan tetap baik dan tetap utuh jenis koleksinya serta informasi-informasi yang ada didalamnya tetap
lestari dan dapat digunakan kapan saja bila diperlukan. Dengan demikian jelas
sekali bahwa dunia Arsip merupakan bagia juga dari dunia perpustakaan dan secara tidak langsung tidak bisa dipisahkan
karena didalam bidangnya atau didalam kerjanya sama-sama melestarikan,
mengolah, menyimpan dan menyusun informasi untuk diberikan kepada masyarakat
yang membutuhkan informasi yang sedang
dicarinya.
DAFTAR PUSTAKA
Darwanto.2009.Kearsipan.Dalam http://darwantoamd-wanto.blogspot.com/2010/09/hubungan-antara-kearsipan-dengan.html
di akses hari Minggu,15 April 2012, 13.00.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar